Основные ошибки в кадровом учёте.
Несмотря на важность кадрового учета, руководители и главные бухгалтеры чаще концентрируются на бухгалтерском и налоговом — именно они ассоциируются с высокими рисками штрафных санкций и проверок.
Последствия некорректного кадрового учёта далеко не безобидны. Компания может столкнуться с:
Анализируя результаты многочисленных аудитов, мы определили ключевые ошибки, которые компании допускают при ведении кадрового учёта.
1. Кадровый учёт ведётся формально
Ошибочно считать, что достаточно лишь подписать трудовой договор, оформить больничный или составить график отпусков. К сожалению, многие организации не делают даже этого. Однако закон требует:
2. Актуальность кадровых документов остаётся без должного контроля
При отсутствии систематического мониторинга изменений законодательства возникает риск не учесть значимые нормативные правки. В частности, в 2025 году произошли следующие изменения:
3. Ошибки в трудовом договоре
Наиболее распространёнными ошибками, выявляемыми в ходе аудитов, являются недочёты в трудовых договорах. В частности, фиксируется:
Корректно составленный трудовой договор не только исключает претензии надзорных органов, но и обеспечивает правовую защиту работодателя при возможных судебных разбирательствах с сотрудниками.
4. С работниками не подписываются согласия на обработку персональных данных
Значительная часть работодателей не оформляет с сотрудниками отдельное согласие на обработку персональных данных либо интегрирует данный пункт в текст трудового договора. В случаях, когда согласие присутствует, оно нередко не отвечает установленным законодательным требованиям. Нормы, регламентирующие содержание такого согласия и предписывающие его оформление в виде самостоятельного документа, закреплены в Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных».
5. Изменения в трудовом договоре не оформляется в виде дополнительных соглашений
Ещё одним распространённым нарушением является изменение условий труда без надлежащего согласования с работником либо без последующего внесения соответствующих корректировок в трудовой договор. В соответствии с законодательством, любые изменения условий труда должны оформляться посредством дополнительного соглашения к трудовому договору — в противном случае такие изменения не приобретают юридической силы.
Не уверены в актуальности кадровых документов? Закажите кадровый аудит — мы проверим и подскажем, что исправить.
Несмотря на важность кадрового учета, руководители и главные бухгалтеры чаще концентрируются на бухгалтерском и налоговом — именно они ассоциируются с высокими рисками штрафных санкций и проверок.
Последствия некорректного кадрового учёта далеко не безобидны. Компания может столкнуться с:
- судебными разбирательствами с сотрудниками;
- внеплановыми проверками профильных ведомств;
- многомиллионными штрафами и иными финансовыми санкциями.
Анализируя результаты многочисленных аудитов, мы определили ключевые ошибки, которые компании допускают при ведении кадрового учёта.
1. Кадровый учёт ведётся формально
Ошибочно считать, что достаточно лишь подписать трудовой договор, оформить больничный или составить график отпусков. К сожалению, многие организации не делают даже этого. Однако закон требует:
- полного комплекта кадровой документации;
- правильного хранения и обработки документов;
- строгого ограничения доступа к персональным данным.
2. Актуальность кадровых документов остаётся без должного контроля
При отсутствии систематического мониторинга изменений законодательства возникает риск не учесть значимые нормативные правки. В частности, в 2025 году произошли следующие изменения:
- утверждена обновлённая типовая форма договора материальной ответственности;
- внесены корректировки в требования к регламентации премиальных выплат в локальных нормативных актах.
3. Ошибки в трудовом договоре
Наиболее распространёнными ошибками, выявляемыми в ходе аудитов, являются недочёты в трудовых договорах. В частности, фиксируется:
- отсутствие обязательных положений, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;
- включение условий, носящих дискриминационный характер либо ухудшающих положение работника.
Корректно составленный трудовой договор не только исключает претензии надзорных органов, но и обеспечивает правовую защиту работодателя при возможных судебных разбирательствах с сотрудниками.
4. С работниками не подписываются согласия на обработку персональных данных
Значительная часть работодателей не оформляет с сотрудниками отдельное согласие на обработку персональных данных либо интегрирует данный пункт в текст трудового договора. В случаях, когда согласие присутствует, оно нередко не отвечает установленным законодательным требованиям. Нормы, регламентирующие содержание такого согласия и предписывающие его оформление в виде самостоятельного документа, закреплены в Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных».
5. Изменения в трудовом договоре не оформляется в виде дополнительных соглашений
Ещё одним распространённым нарушением является изменение условий труда без надлежащего согласования с работником либо без последующего внесения соответствующих корректировок в трудовой договор. В соответствии с законодательством, любые изменения условий труда должны оформляться посредством дополнительного соглашения к трудовому договору — в противном случае такие изменения не приобретают юридической силы.
Не уверены в актуальности кадровых документов? Закажите кадровый аудит — мы проверим и подскажем, что исправить.
