Кадровый аудит в организации — это мероприятие, цель которого — проверить правильность ведения кадрового делопроизводства, корректность оформления документов и убедиться в отсутствии нарушений трудового законодательства.
Работодатель организует кадровый аудит, чтобы быть уверенным, что его документы находятся в порядке и в случае проверки Государственной инспекции труда организация сможет пройти ее без нарушений.
Зачем нужен кадровый аудит
Основная цель кадрового аудита — своевременно выявить все имеющиеся в кадровых документах проблемы и устранить их прежде, чем с проверкой придет Государственная инспекция труда, а выявленные нарушения станут основанием для привлечения работодателя к административной ответственности и наложения штрафов.
Нормативная периодичность проведения кадрового аудита законодательством не установлена. Работодатель вправе самостоятельно определять, как часто проводить проверку кадровой документации.
Практика показывает, что кадровый аудит в организации рекомендуется проводить регулярно. Периодичность зависит от численности сотрудников, объема кадрового документооборота и специфики деятельности компании. Чем больше штат и сложнее кадровые процессы, тем чаще следует проводить плановую проверку.
Помимо планового аудита могут возникать ситуации, когда требуется внеплановая проверка кадровых документов. Она рекомендуется:
при подготовке к судебному разбирательству по трудовым вопросам;
если в организации запланирована проверка Государственной инспекции труда;
при смене руководителя или специалиста кадровой службы;
при массовом сокращении либо расширении штата;
при реорганизации компании, открытии новых подразделений или изменении организационной структуры.
Внутренний кадровый аудит проводится силами самой организации. Для этого руководитель создает комиссию, которая проверяет кадровую документацию и оценивает соответствие кадрового делопроизводства требованиям законодательства.
Внешний кадровый аудит выполняет специализированная организация на основании гражданско-правового договора. Стоимость таких услуг зависит от региона, численности сотрудников и объема проверяемой документации.
Порядок проведения кадрового аудита
Если работодатель решил провести внутренний кадровый аудит самостоятельно, начать следует с издания приказа о проведении проверки. В приказе определяются сроки проведения аудита, состав комиссии и ответственные лица.
В состав комиссии рекомендуется включить сотрудников кадровой службы, юриста и при необходимости других специалистов.
Во время проверки комиссия анализирует наличие и правильность оформления обязательных кадровых документов. К ним относятся:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о защите персональных данных;
положение об оплате труда;
график отпусков;
штатное расписание;
табель учета рабочего времени;
книга учета движения трудовых книжек;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;
трудовые договоры;
личные карточки работников;
трудовые книжки;
кадровые приказы;
заявления сотрудников.
Первым этапом аудита становится составление полного перечня обязательных документов. Затем комиссия проверяет их наличие, правильность оформления и соответствие требованиям законодательства.
Кроме обязательной документации анализируются документы, которые должны присутствовать именно в конкретной организации с учетом особенностей ее деятельности. После этого комиссия проверяет правильность их оформления и актуальность.
Особое внимание уделяется тому, чтобы положения внутренних документов не ухудшали положение работников по сравнению с требованиями трудового законодательства и полностью соответствовали действующим нормативным актам.
Оформление результатов аудита
По итогам проверки оформляется официальный документ — отчет, заключение или акт о результатах кадрового аудита.
В документе отражаются:
перечень проверенных документов;
выявленные нарушения;
рекомендации по устранению недостатков;
предложения по совершенствованию кадрового делопроизводства.
Унифицированной формы такого отчета законодательством не предусмотрено, поэтому организация вправе разработать собственный шаблон.
На практике отчет удобно разделить на две части:
результаты проверки общей кадровой документации организации;
выявленные нарушения в документах конкретных работников.
После рассмотрения отчета руководитель может утвердить план устранения выявленных нарушений, определить сроки исполнения и назначить ответственных сотрудников.
Заключение
Регулярный внутренний кадровый аудит помогает работодателю своевременно выявлять ошибки, поддерживать кадровую документацию в актуальном состоянии и минимизировать риски привлечения к ответственности.
Независимо от размера компании, кадровый аудит в организации является эффективным инструментом контроля кадрового делопроизводства, подготовки к проверкам государственных органов и повышения качества работы кадровой службы.