Кадровый учет в организации: как правильно организовать работу с персоналом

Почему кадровый учет важен для любого бизнеса

Независимо от численности сотрудников и сферы деятельности каждая организация обязана вести кадровую документацию в соответствии с требованиями трудового законодательства. Правильно организованный кадровый учет в организации помогает работодателю соблюдать законодательные нормы, защищать свои интересы при возникновении трудовых споров и обеспечивать прозрачность всех кадровых процессов.

Ошибки в кадровом делопроизводстве могут привести не только к административным штрафам, но и к претензиям со стороны сотрудников и контролирующих органов. Поэтому важно выстроить систему, при которой все документы оформляются своевременно и в полном объеме.

Что включает кадровый учет

Под учетом кадров понимается комплекс мероприятий, связанных с оформлением, хранением и актуализацией документов, сопровождающих трудовые отношения между работодателем и работниками.

В кадровый учет обычно входят:

• оформление приема на работу;
• подготовка трудовых договоров;
• оформление переводов и увольнений;
• ведение личных дел сотрудников;
• соблюдение закона о персональных данных;
• оформление отпусков и командировок;
• подготовка кадровых приказов;
• учет рабочего времени;
• хранение кадровой документации и ведение трудовых книжек;
• ведение обязательной отчетности.

Каждый из этих процессов требует соблюдения установленных законодательством правил и сроков.

Как организовать кадровый учет

Грамотная организация учета кадров начинается с разработки внутренних кадровых процессов и распределения ответственности между сотрудниками.

Для эффективной работы рекомендуется:

• определить ответственных за кадровое делопроизводство;
• разработать обязательные локальные нормативные документы;
• использовать единые шаблоны кадровых документов;
• соблюдать сроки оформления приказов и договоров;
• иметь график отпусков и следить за его соблюдением;
• регулярно проверять актуальность кадровой документации;
• контролировать изменения трудового законодательства.

Системный подход помогает избежать ошибок и значительно упрощает работу кадровой службы.

Кто должен вести кадровый учет

Законодательство не устанавливает обязательного наличия отдельного кадрового специалиста. В зависимости от размера компании вести учет кадров могут:

• специалист или инспектор по кадрам;
• HR-менеджер;
• бухгалтер (в небольших организациях);
• руководитель компании;
• специализированная аутсорсинговая организация.

Выбор зависит от численности персонала, объема кадровой работы и структуры бизнеса.

Кадровый учет персонала как часть управления компанией

Современный кадровый учет персонала — это не только оформление документов, но и важный элемент эффективного управления организацией.

Благодаря качественному кадровому учету работодатель получает возможность:

• контролировать движение персонала;
• анализировать кадровые процессы;
• планировать потребность в сотрудниках;
• своевременно оформлять изменения в трудовых отношениях;
• исключать трудовые споры;
• снижать риск нарушений трудового законодательства.

Чем лучше организовано кадровое делопроизводство, тем проще руководству принимать управленческие решения.

Преимущества автоматизации кадрового учета

Все больше компаний используют специализированные программы для ведения кадрового учета в организации.

Автоматизация позволяет:

• ускорить оформление документов;
• сократить количество ошибок;
• вести электронные кадровые архивы;
• контролировать сроки отпусков и договоров;
• быстро формировать необходимые отчеты;
• переходить на безбумажный кадровый электронный документооборот (КЭДО);
• повысить эффективность работы кадровой службы.

Использование современных цифровых решений особенно актуально для организаций с большим количеством сотрудников.

Когда стоит передать кадровый учет на аутсорсинг

Не каждая компания нуждается в штатном кадровом специалисте. Для малого и среднего бизнеса выгодным решением становится ведение кадрового учета в организации силами внешних специалистов.

Аутсорсинг позволяет:

• сократить расходы на содержание персонала;
• получать поддержку квалифицированных специалистов;
• своевременно учитывать изменения законодательства;
• снизить риск ошибок при оформлении документов;
• подготовиться к проверкам контролирующих органов.

Передача кадрового делопроизводства профессионалам помогает руководству сосредоточиться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на решение административных вопросов.

Наиболее распространенные ошибки

Даже при наличии кадровой службы организации нередко допускают ошибки, которые могут повлечь финансовые последствия.

Наиболее распространенные из них:

• отсутствие обязательных кадровых документов;
• ошибки в трудовых договорах;
• несвоевременное оформление приказов;
• неправильное ведение личных дел и трудовых книжек сотрудников;
• отсутствие актуальных локальных нормативных актов;
• несоблюдение графика отпусков;
• нарушение сроков хранения документов.

Регулярный внутренний аудит помогает своевременно выявлять и устранять подобные нарушения.

Заключение

Правильно организованный кадровый учет в организации — это основа стабильной работы компании и соблюдения требований трудового законодательства. Грамотная организация учета кадров, своевременное оформление документов и профессиональное ведение кадрового учета в организации позволяют минимизровать риски, повысить эффективность кадровой службы и избежать претензий со стороны контролирующих органов и «проблемных» сотрудников.

Независимо от размера бизнеса, качественный кадровый учет персонала помогает работодателю выстроить прозрачные трудовые отношения, обеспечить защиту интересов компании и иметь эффективный управленческий инструмент, создающий надежную основу для дальнейшего развития бизнеса.